介護事業所への行政監査では、運営基準や算定要件への適合状況が確認されます。記録の不備は「請求否認」につながるだけでなく、事業所の信頼失墜にも直結します。よくある指摘事例を確認しておきましょう。

よくある指摘事例

  • 【空欄・未記入】 訪問時間・サービス内容の一部が空白のまま
  • 【日付ミス】 月をまたいでの記載ミス（例：2月を1月と書いている）
  • 【署名なし】 利用者・家族の確認サインが抜けているページがある
  • 【訂正方法の誤り】 修正液で消している（正しくは二重線＋訂正印）
  • 【記載内容の不整合】 計画書の内容と実際のサービス記録が一致していない
  • 【保管期間の未遵守】 5年間の保管義務があるが、古い記録が廃棄されている
  • 【担当者のフルネームなし】 スタッフのイニシャルやニックネームのみ記載

すぐできる防止策

月1回、管理者がランダムに数冊の記録用紙をサンプルチェックするだけで、多くのミスは事前に発見できます。また、記録用紙の書式そのものに「チェックリスト」を組み込む工夫も有効です。

💡シエロの記録用紙は、監査を経験した複数の事業所と共同で設計しています。記載漏れが起きにくいレイアウトを採用しています。